Краткий ликбез по документам

Среди наших клиентов не мало начинающих предпринимателей, которые еще не освоились в правилах ведения бухучета. Для них мы подготовили статью о первичных документах и ответы на часто задаваемые вопросы.

Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров. Так принято, что документы готовит поставщик.

Что входит в пакет документов?

1. Договор — это начало сделки. В нём прописывают условия сотрудничества: что, за какую цену (с уточнением с НДС или Без НДС) и в какие сроки вы делаете.

Заключение договора является обязательным. Он служит основанием платежа, его может запросить банк и ИФНС в случае проверки.

Нужно обязательно возвращать подписанные договора вашим поставщикам. 

1. Расходная накладная нужна для согласования ассортимента и количества товара, не обязательный документ
2. Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства оплаты.
3. Товарная накладная или товарно-транспортная накладная (ТОРГ-12)- документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров, после поступления оплаты на расчетный счет (если не предусмотрена отсрочка платежа).

Товарная накладная подтверждает продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется. Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Руководитель принимающей стороны должен поставить печать, подпись, сделать расшифровку подписи. Если товар принимает уполномоченное лицо, указать должность и доверенность.

Счёт-фактуру обязаны выставлять организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету.

Зачем нужно возвращать подписанные Торг 12?

Они понадобятся при камеральных или встречных проверках.

За каждый не предоставленный документ штраф составит 200 рублей, за грубое нарушение правил учета может быть назначен штраф от 10 000 до 40 000 рублей.

Сколько лет нужно хранить документы?

Первичные входящие документы (акты, тн, сч-ф и пр) – 4 года.

Обязан ли ИП иметь расчетный счет в банке? 

Нет не обязан, законодательно этого не требуется. Но имейте ввиду, открывая счет как физ. лицо и подписывая договор с банком, вы обязуетесь не использовать личную карту в коммерческих целях. Банк может заблокировать ваш счет и карту, если заподозрит вас в коммерческом использовании счета.

Физические лица

Работаем ли мы с физлицами?

По закону РФ физические лица без открытия ООО или ИП не имеют права заниматься коммерческой деятельностью. (Штраф составляет 10% от суммы извлеченного дохода, но минимум 20 тысяч рублей, 20 % от суммы дохода, но минимум 40 тысяч рублей, если докажут, что бизнес существует более 90 дней. статья 116 НК РФ)

Соответственно товар, который физ. лица приобретают в любом месте, будь то стационарный или интернет- магазин, предназначен для личного использования.

При оплате на расчетный счет организации, покупатель получает кассовый чек, подтверждающий оплату. Другие документы не предусмотрены.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа.

Обязаны ли мы предоставлять декларации соответствия розничным клиентам?

Мы должны ознакомить вас с информацией о сертификате, но не обязаны его предоставлять. 

Подробнее здесь